ExpertFinder Enterprise - Wissensmanagement in Unternehmen

C³ ExpertFinder Enterprise Ed. unterstützt Sie in bislang einzigartiger Weise bei der Erfassung von Dokumenten und Mitarbeiterkompetenzen in großen Organisationen und ermöglicht eine neue Art von Wissensmanagement, mit der Sie Zeit und Geld einsparen.

Die Software indexiert beliebige Dokumentenablagen und stellt Such- und Analysefunktionen bereit. Dabei erhebt sie auf Wunsch automatisiert durch Analyse der Dokumente Kompetenzprofile der Mitarbeiter. Sie ermöglicht somit ein gezieltes Auffinden sowohl von Unternehmensdokumenten als auch von kompetenten Ansprechpartnern. Hierdurch wird vorhandenes Know-How sichtbar und somit nutzbar gemacht. Durch Analyse der Suchanfragen ermöglicht sie darüber hinaus auch das frühzeitige Erkennen von Trends und (möglichen) Kompetenzlücken. Für das Unternehmen eröffnen sich neue Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.

Es werden praktisch alle gängigen Formate verarbeitet, die textuelle Informationen beinhalten können:

• Textdokumente (u.a. doc, docx)
• Tabellen (u.a. xls, xlsx)
• Präsentationen (u.a. ppt, pptx)
• PDF
• Gescannte PDFs durch automatisierte Texterkennung (durch integrierte OCR-Komponente)
• E-Mails (u.a. msg)
• Viele weitere Dokumentenformate
• Indexierung durch API erweiterbar

ExpertFinder spart mehr als er kostet

ExpertFinder ermöglicht Einsparungen, die die Kosten bei weitem übertreffen, alleine durch das Einsparen von Zeit bei der alltäglichen Mitarbeitersuche. Hinzu kommen die positiven Effekte auf das Kooperationsklima der Organisation sowie die strategischen Vorteile durch die Analyse von Trends und Kompetenzlücken wie auch die Vermeidung von Doppelarbeit.

Wo hilft ExpertFinder?

Gerade in großen und verteilten, aber auch in mittelständischen Unternehmen geht schnell der Überblick über die Kompetenzen und Aktivitäten der Mitarbeiter verloren. Kann ein Kollege ein auftretendes Problem nicht alleine lösen, muss ein kompetenter Ansprechpartner gefunden werden. Hier liegt die Herausforderung: Je größer eine Organisation, desto wahrscheinlicher existiert bereits ein geeigneter Mitarbeiter - doch desto schwieriger ist es, diesen aufzufinden. Die Suche nach einem Ansprechpartner kostet den Mitarbeiter Zeit und das Unternehmen Geld. Wird kein Ansprechpartner gefunden, werden Aufgaben suboptimal erledigt oder es kommt zu Doppelarbeit.

Wie hilft ExpertFinder?

ExpertFinder erhebt und aktualisiert automatisiert Mitarbeiterkompetenzprofile auf Basis typischer elektronischer Dokumente der Mitarbeiter: Präsentationen, Protokolle, Projektberichte, Veröffentlichungen, Literatur etc. Dabei werden alle gegebenen Anforderungen hinsichtlich des Daten- und Persönlichkeitsschutzes gewahrt (siehe unten). Der einzelne Mitarbeiter muss nach einer einmaligen Einrichtung praktisch keinen weiteren Aufwand in die Pflege seines Profils stecken.

Durch das neue Feature Autoprofiling lässt sich die Profilerstellung basierend auf den Unternehmensdokumenten vollständig automatisieren. Dabei werden mithilfe neuartiger Algorithmen automatisch jedem Mitarbeiter relevante Dokumente zugeordnet, die sich für dessen automatisierte Kompetenzermittlung eignen. Auch hier ist ein nachträgliches Einsehen und Bearbeiten durch die Mitarbeiter problemlos möglich.

Datenschutz

Datenschutz war von Anfang an eine der grundlegenden Anforderungen beim Design der Anwendung. Die Mitarbeiter haben volle Einsicht in und Kontrolle über Ihre eigenen Profile und die verwendeten Datenquellen. Nur explizit freigegebene Daten können von Dritten eingesehen werden. Keine Informationen werden ohne Wissen bzw. ohne Kontrolle der Benutzer erhoben. Profile lassen sich jederzeit verändern oder rückstandsfrei löschen.

Trends und Kompetenzlücken

Nicht nur Mitarbeiter profitieren von der Möglichkeit jederzeit schnell und zuverlässig den richtigen Ansprechpartner zu finden. Auch andere Bereiche wie Human Resources profitieren von dieser Möglichkeit, wenn es beispielsweise darum geht Projektteams zusammenzustellen oder Umstruk-turierungen vorzunehmen. Insbesondere liefert die ExpertFinder-Software Trends und mögliche Kompetenzlücken. Aktuelle Themen werden zeitnah erfasst. Noch wichtiger: Kompetenzlücken können nun systematisch aufgedeckt werden. Die Gefahr, aktuelle Trends zu 'verschlafen' wird hierdurch auf ein Minimum reduziert.

Modernes UI

Die Oberfläche der Anwendung wurde komplett neu gestaltet und auf die Benutzung durch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets optimiert (responsive Design). Durch den Einsatz moderater und zeitgemäßer JavaScript-Bibliotheken und einer Reduzierung auf das Wesentliche wird eine hervorragende User Experience erreicht.

Einfache und schnelle Einrichtung und Integration

ExpertFinder lässt sich schnell und einfach in gegebene IT-Infrastrukturen einbetten. Es gibt praktisch keine Vorbedingungen für den Einsatz. Es lässt sich problemlos an eine bestehende Benutzerverwaltung andocken wie beispielsweise Active Directory, SharePoint oder ein LDAP-Verzeichnis, so dass keine Medienbrüche entstehen. Auf Seite der Mitarbeiter lässt sich das System wahlweise einfach per Webbrowser bedienen oder komfortabel über den Benutzerclient. Eine nahtlose Einbettung in beliebige Bereiche der Webseite ist mittels JavaScript-basiertem Embedding einfach möglich– es sind keine Weiterleitungen oder iFrames notwendig. Die Anwendung passt sich selbstverständlich an das gegebene Corporate Design an

Administration und Moderation

Zum System gehört ein Administrationstool, über das gängige Administrations-Aufgaben wie die Erstellung, Pflege und Löschung von Mitarbeiterprofilen sowie das Rücksetzen von Benutzerpasswörtern oder der Import von Mitarbeiterprofilen ausgeführt werden können.
Das Administrationstool erlaubt das Versenden von Rundschreiben per E-Mail an dedizierte Adressaten, die sich präzise nach vielfältigen Kriterien filtern lassen. Es muss nicht mehr nach dem Prinzip „Gießkanne“ vorgegangen werden. Schließlich werden täglich automatisch Backups angelegt, die sich bequem zurückspielen lassen, falls unbeabsichtigt Benutzerprofile überschrieben werden.